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Papel y boli, cómo hacer un DAFO

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Para diseñar una estrategia necesito tres elementos indispensables. Papel, boli y un café con leche. Podéis pensar que estoy chapado a la antigua por hacerlo así, pero no hay nada más mágico que la grandeza de un folio en blanco.

Hay un instante en el que un folio tiene un gran potencial, puede convertirse en cualquier cosa. Abarca desde la más absoluta genialidad a un papel que acabará olvidado en la basura.

A día de hoy existen infinidad de herramientas que ayudan a analizar una empresa. Desde sofisticados ERP o CRM, hasta los más afinados programas de análisis estratégico. Muy probablemente me gusten todos y cada uno de esos sistemas (los que ya conozco me gustan, y los que caen en mis manos, casi siempre, también), pero no hay que olvidar que se tratan de herramientas, y que tienen un uso determinado. Y desde luego ese uso no es el de sustituir a la mente humana. Capaz, al igual que el folio, de ser finalmente una genialidad o algo digno de estar en la papelera.

En mi caso, me gusta usar todo tipo de herramientas (depende de cada caso), para analizar una empresa. Toda información es bienvenida, y las herramientas sirven, precisamente, para transformar los datos en información. Sin embargo, el conocimiento lo aportan las personas. Y una vez se tienen los datos, y se ha realizado el análisis ayudado de dichas herramientas, es la hora de sentarse en una mesa, con un folio en blanco, un boli y mi taza de café.

Es ese momento, en el que toda (y me refiero a toda) la información de la empresa está momentáneamente en mi cabeza. Cuando dibujas el esquema de un DAFO, escribes las keys que has detectado con el trabajo anterior, cierras los ojos y una idea de cómo conseguir tu objetivo, cómo llevar a la empresa más allá, surge. Cuando, por un instante, todo es posible, y el objetivo deja de estar en el futuro como un objetivo, y pasa a estar en el futuro como el último paso de una estrategia bien diseñada.

Pues ese instante, desde mi punto de vista, una herramienta no puede hacerlo. Porque una herramienta convierte los datos en información. Pero no llega a más.

La verdad es que nunca he estado de acuerdo con los resultados de un DAFO automático.

La última alegría que me llevé fue cuando me enteré de que el diseñador y padre de los dos últimos coches de F1 de Red Bull utilizaba solo papel y boli antes de llevar el proyecto a ningún sitio. Nada que no hubiera pasado por su papel y boli era construido en Red Bull. No pude evitar sonreír al enterarme…

Ahora bien. ¿Cómo se hace un DAFO?

En primer lugar se ha de analizar, en profundidad, todos aquellos elementos que afecten a la empresa, tanto internar, como externamente.

El objetivo del análisis es determinar las “Keys”, o puntos relevantes. Aquellos que sean intrínsecos de la empresa se incluirán en Debilidades, o fortalezas (según corresponda). A cada punto se le asignará una letra según su naturaleza y un número correlativo. De tal manera, la primera debilidad será D1, la segunda D2 etc.

De igual manera, se hará con los puntos que afecten a la empresa externamente. Un punto positivo que afecte externamente será considerado una oportunidad. Y se identificará con O1.

Una vez tenemos todas las “keys” no hemos terminado. De hecho, se empieza ahora a realizar la estrategia. Las “Keys” pueden encontrarse con ayuda de sistemas informáticos. Sin embargo, el cruce de “keys” para establecer la estrategia, debe, desde mi punto de vista, hacerlo, necesariamente, una persona.

Existen cuatro tipo de estrategias según los cruces que se realicen. Así, las estrategias que se obtengan del cruce de debilidades y amenazas serán estrategias defensivas. Del cruce de debilidades con oportunidades serán estrategias adaptativas. Del cruce de fortalezas con amenazas serán estrategias reactivas. Y el cruce de fortalezas con oportunidades serán estrategias ofensivas.

No hay porque obsesionarse en rellenar todas las estrategias. De hecho, es normal no usar todas las “keys”, o no tener todos los tipos de estrategias posibles. De hecho, para eso se ponen las “keys”. Parecen importantes en un análisis, pero no sabemos si serán útiles a la hora de encontrar la estrategia empresarial.

Para determinar una estrategia en un cuadrante en concreto, se pondrán las “keys” empleadas, identificando sus coordenadas. Es decir, la estrategia defensiva 1ª (puede haber más de una), se obtiene tras utilizar las debilidades D1, D3 y D5, con las amenazas A3 y A4.

Empleando el sentido común, y teniendo todo el análisis realizado en la cabeza es como se determinan las estrategias a seguir.

Ahora bien. Una vez realizado el DAFO el trabajo no ha terminado. Se ha de sacar el PER (posición estratégica de resultados). El PER será la estrategia básica en la que se volcarán los recursos empresariales. No todas las estrategias obtenidas pueden ser PER. De hecho, como máximo lo podrán ser dos de ellas. Y se recomienda que lo sea una sola. Partimos de la base de que los recursos empresariales son limitados. Por lo tanto, el tratar de abarcar todas las estrategias posibles será lo mismo que no hacer ninguna de ellas.

Por lo tanto, sacaremos la estrategia fundamental a seguir. El PER1. Quizás, se obtenga una segunda estrategia fundamental, un PER2. Y el resto, serán, por lo tanto, estrategias secundarias.

Espero que esta información, y opinión, os haya resultado útil.

Un abrazo.

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