Proyecto Ayuda a Empresas

Inicio » Comunicación 2.0 » 5 consejos para responder a emails que salvarán tu vida profesional

5 consejos para responder a emails que salvarán tu vida profesional

Únete a otros 1.214 seguidores

Categorías de artículos


Los mensajes por email son unas de las herramientas de comunicación más dinámicas y a la vez asombrosamente peligrosas que tenemos. Y están aquí para quedarse.

Mientras volamos de Facebook, a Tweeter, y de Google+ a las aplicaciones emergentes del futuro, el email hará el viaje con nosotros, en el asiento de al lado con el cinturón de seguridad abrochado, sorbiendo un cóctel, seguro de su destino.

El uso de esta poderosa herramienta no requiere licencia, formación ni aprendizaje. Se trata de una tecnología abierta que todos puedan usar —libre e inocentemente. El email se considera un vehículo que fomenta la comunicación eficaz y fluida.

Hasta la primera colisión.

Es entonces cuando te das cuenta del daño que esta herramienta puede hacer en un abrir y cerrar de ojos. Y también te das cuenta, con horror, que los mensajes son menos biodegradables que el acero. Son permanentes.

Una vez que pulses el botón enviar, no los podrás recuperar o modificar —jamás. Solo pensarlo hace que me estremezca.

Como estratega de la comunicación, creo que todos necesitamos un poco de orientación para evitar desastres, consejos prácticos o reglas que nos ayuden a mantener nuestras relaciones profesionales sanas y largas.

Sin embargo, antes de pasar a los 5 consejos, tengo que hacer una confesión.

Hace unas semanas, rompí mis propias reglas clave para responder emails profesionales.

También rompí la regla de seguridad que había establecido en el caso de que quisiera romper las reglas clave.

Por supuesto, se produjo un pequeña colisión.

Así es como rompí las reglas clave:

Respondí de mala manera a un cliente por email. Me dejé enredar en una trampa de palabras y reacciones, y respondí demasiado pronto con muchos argumentos y con un tono completamente desacertado. Quise tener razón en lugar de tratar de lograr mi objetivo profesional.

Y esta es la regla de seguridad que rompí:

Si ves que vas a romper las reglas clave, deja lo que estés haciendo y haz otra cosa completamente diferentedurante un rato. Después, vuelve y contempla la situación de nuevo.

No hice nada de eso.

Era prisionera de la persona que hay dentro de mí y que existía desde mucho antes de la que estableció esas reglas —el yo primordial. El que responde a los estímulos externos, reacciona rápidamente sin reflexión y de vez en cuando gruñe mientras patea el suelo.

¿Quién sabe cuáles serán las consecuencias de ese desafortunado mensaje? Solo el tiempo lo dirá.

Mientras tanto, los minutos y las horas pasan, marcados por las manecillas torpes de mi culpa y mi incredulidad y se me ha occurido que podría tratar de redimirme empleando públicamente un par de mis principios personales:

  • Aprender mucho de mis errores y convertirlos en joyas brillantes.
  • Encontrar una manera de comunicar a la gente cosas que les puedan ayudar.

Por eso a continuación ofrezco 5 consejos para responder a los emails que salvarán tu vida profesional:

1. Sé consciente del tono y la longitud de tu mensaje

 Mantén el tono de tus palabras amistoso, medido y anclado en el objetivo del mensaje. Cuanto más larga es la respuesta, más probable es que se filtre una emoción. Esto no quiere decir que tu pasión y humor no se puedan transmitir con estrategia y habilidad. Significa: no dejes que cualquiera de las cuatro emociones, ira, tristeza, miedo y felicidad (o euforia), se apoderen de tu mensaje por muy elocuente y persuasivo que seas como escritor. Las cosas pueden salirse rápidamente de quicio y llevar al lector a una conclusión distinta de la que tú deseabas: continuar una relación profesional —presente o futura.

Cuando escribas una respuesta a un mensaje, debes preguntarte con honestidad: ¿Qué intención hay detrás de mis palabras?

Si te parece que un poco de emoción se está entrometiendo en tu mensaje, no lo envíes. No cumplirá su cometido

2. Practica la técnica del aikido si un email claramente despierta una emoción

No te tomes como algo personal lo que te escribe una cliente, cliente potencial, inversor, jefe o socia empresarial en un email. Incluso si rechazan un servicio, piden una reducción de precio, cuestionan tu experiencia, se quejan de un aspecto de tu trabajo, te comparan con la competencia o te dan respuestas evasivas.

Es muy difícil de practicar, pero es vital. Para esto recomiendo la técnica del aikido, que traducido significa simplemente esquivar a tu oponente cuando se lanza contra ti con sus palabras. Usará su propia fuerza y no encontrará resistencia por tu parte. Se cansará, tú no habrás gastado apenas energía y habrás usado una estrategia ágil en lugar de entrar irreflexivamente en la batalla, aunque seas un buen guerrero.

Por supuesto, todo esto es una metáfora, sin embargo, sus imágenes pueden ser muy entretenidas para los momentos de frustración o dolor; aliviarán la sensación desagradable que el mensaje haya creado.

3. Tu objetivo no es tener razón

Tu objetivo es mantener los canales de comunicación abiertos, fluidos y positivos. Ser la más lista, o el más inteligente, o la que más sabe, o el que gana todos los debates o la que siempre tiene la última palabra puede ser un buen pasatiempo de fin de semana con tus amigos y familiares, pero no es tu objetivo cuando tienes que responder a un mensaje de un cliente real o potencial, del jefe o de tus asociados. No es tu objetivo —repítetelo una y otra vez sin parar.

Ese no es mi objetivo. Ese no es mi objetivo. Ese no es mi objetivo. Mi objetivo es mantener la comunicación abierta. Mantener la comunicación abierta. Mantener la comunicación abierta.

Los mantras funcionan, úsalos.

 4. Di lo que quieres decir con palabras claras, no con una puntuación creativa

Es bastante difícil transmitir una idea claramente con las palabras, las frases, el tono y la puntuación adecuados.  Usar caras que sonríen, guiñan un ojo o fruncen el cejo compuestas por combinaciones de puntos y comas, dos puntos y paréntesis no va a ayudarte a redactar mensajes precisos que pueda entender sin problema el lector de tus mensajes —alguien que quizá esté en un entorno físico, lingüístico y cultural totalmente diferente del tuyo. :♦)

Limítate a las palabras, que son parte de un código de comunicación que los lectores de cualquier edad entienden. Y escribe bien en el idioma que uses, con mucho cuidado y prestando atención a la ortografía y la sintaxis. Un mensaje bien escrito deja el tipo de huella que deseas dejar como profesional. Mucho después de que hayas comenzado otros proyectos y las comunicaciones anteriores no sean más que una tenue huella sináptica, los mensajes pueden seguir vivos en un disco duro o en un servidor durante decadas.

¡¡Ten cuidado con los signos de exclamación!! Úsalos como si fueran pequeñas cargas de dinamita —demasiados signos de exclamación harán explotar el tono y el mensaje. Así que, olvídalos o úsalos con moderación.

Hay una historia interesante que ilustra este punto. Una cliente mía que contrata consultores internacionales me dijo que medía el estado emocional de un consultor en particular por el número de signos de exclamación que usaba en sus mensajes. Me dijo que si usaba más de tres, ella veía su inseguridad enmascarada por una euforia maníaca. Si no usaba ninguno o solo uno en el mensaje, veía estabilidad.

Él, sin embargo, no se da cuenta de lo que está transmitiendo a su lectora.

5. Recuerda: nadie es una tabla rasa

Ni tú, ni tu cliente, ni los miembros del consejo, ni la directora general ni el vecino de al lado es una tabla rasa, libre de emociones acumuladas.

Nadie, excepto, quizás, un maestro zen, recibe la comunicación de los demás en un lugar de vacío y apertura, impasible. (Si eres un maestro zen que solo se comunica con otros maestros zen, no hace falta que sigas leyendo. Los demás deben seguir.)

Creo que sería más acertado pensar en las personas como si fueran tirachinas. Los tirachinas de los demás están cargados con todo tipo de asuntos que no tienen nada que ver contigo.

Problemas familiares, problemas de relación, preocupaciones profesionales, estados de ánimo, necesidades, presiones y otros puntos de vista —todo esto está apelotonado en el extremo de la tira de goma tensada. Y quién sabe cuando la tensión llegará al límite y la tira de goma disparará a quien se ponga por delante —mientras te escriben un mensaje, por ejemplo.

Este tirachinas humano se vuelve a tensar por sí mismo y apunta a otra dirección, automáticamente, a menudo totalmente al azar.

Todos lo hacemos.

Imagina que las dos personas que escriben y responden a sus respectivos mensajes son como tirachinas cargados tecleando delante de un ordenador o con una pequeña pantalla en la mano. La forma en que alguien te responde en la mayoría de los casos tiene muy poco que ver contigo y mucho que ver con lo que se ha cargado en su tirachinas.

Por lo tanto, quítate de en medio (técnica del aikido) cuando te arrojen sus argumentos y responde con tu objetivo a la vista, teniendo en cuenta que también hay emociones y problemas que se han cargado en tu propio tirachinas y que debes tener cuidado de no que no se destilen de tus palabras.

. . . . . . .

Estos son los cinco consejos que funcionarán si los usas. Sin embargo, si por alguna razón ninguna de estas reglas funciona, hay una última regla de seguridad que te salvará de un accidente, es nueva y ha demostrado ser más eficaz que la que empleaba antes.

Nuevo consejo de seguridad

Si simplemente tienes que escribir la respuesta que te mueres por expresar, escríbela, léela un par de veces, gruñe y patea el suelo un rato, disfrutando de las sensaciones primordiales.

Luego, bórrala y escribe una que mantenga la puerta de la comunicación abierta mucho después de que el email haya sido enviado, leído y guardado en la memoria de alguien.

¿Por qué tomarte la molestia de hacer todo esto?

Porque la próxima vez que esa persona necesite los servicios, las habilidades o el producto que ofreces, tú serás la persona en la que pensará, de pie en el umbral de esa puerta abierta, iluminada por los rayos dorados de la oportunidad.

Si tienes algún otro consejo, me encantaría saberlo.

Anuncios

Deja un comentario... y gracias!!

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: