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¿Calculas el ROI de tus reuniones de trabajo?

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Para llevar a buen puerto un plan estratégico es imprescindible la máxima implicación y productividad del equipo. Las reuniones de trabajo en este sentido son una herramienta clave para la aportación de ideas y la motivación. Y así, para mí, el trabajo en equipo es pensar que uno está al servicio del resto, fundamental para ser productivo y, con ello, activar la productividad del resto.


Las reuniones son importantes en la empresa ya que EN ELLAS se desarrolla la visión, misión y estrategia de ésta. Hay tres factores imprescindibles:

La escucha: no me refiero a oír, sino a escuchar para comprender (que no necesariamente significa compartir) los puntos de vista de nuestros compañeros y así empatizar con ellos.

La exposición de los argumentos: cada uno cumple un rol en una reunión, pero en cualquier caso los argumentos a exponer deben ser claros y comprensibles para todos. Los asistentes tienen que conocer nuestro punto de vista y posición ante un tema y estar dispuesto emocionalmente a recibir críticas. De hecho, en realidad son un regalo ya que nos permiten reflexionar, cambiar y mejorar.

La post-reunión: hay que comprometerse a cumplir lo acordado, tener capacidad de producción de las soluciones y comunicarlo a toda la empresa para no dar pié a errores.

Alan Barrer nos habla de ello en su libro “Cómo dirigir reuniones”. La principal razón de ser de las reuniones laborales es la de discutir problemas, establecer un plan de acción para resolverlos e impulsar o cancelar proyectos, consiguiendo así enfoques e ideas que no se obtendrían de forma individual.

Si tú convocas la reunión, previamente tienes que suministrar a los miembros una agenda escrita que contenga un cronograma con cada punto que se tratará en la reunión, debiendo evitar puntos abiertos tales como “otros asuntos”. Con la agenda también conseguimos la preparación individual de los asistentes previa a la reunión.

Han de nombrarse, un responsable que dirija el acto, encargados de los diferentes proyectos, y secretarios que apunten todo lo que se vaya desarrollando. Es buena idea que estos roles los ocupen en cada reunión distintas personas. Tomemos en cuenta la personalidad de los participantes. Un equipo equilibrado en este sentido trabaja mejor. Los individuos suelen asumir alguno de los siguientes papeles:

– El qué piensa estratégicamente.
– El qué define las tareas del plan de acción.
– “Administradores”: exploran las fortalezas, las debilidades y la viabilidad de los
planes y proyectos.
– “Encargados”: se preocupan ante todo del funcionamiento y de que haya una buena
comunicación.

En las Pymes, por ejemplo, opino que lo mejor es definir el rol que va a adquirir cada persona en las reuniones, ya que con ello se consigue ser más productivo. Pueden ser 2, 5 o 10 personas en una reunión, lo importante es definir muy bien quién aporta la información, quién aporta ideas o quién define el plan de acción consensuado por el equipo. Una Persona no tiene que tener toda la responsabilidad, se trata de que exista un buen trabajo en equipo.

“Todo lo que impida la concentración debe evitarse”. Yo no comparto esta opinión, para mi es poco más o menos que una leyenda. No todo el mundo transmite sus ideas de la misma forma. Por ejemplo, en mi equipo, uno de mis compañeros lo hace a través de las bromas. Compartir risas, dar un toque creativo a los temas a tratar… libera tensiones (algo que parece fácil pero no lo es) ayudando a perder miedos y ser más productivo y resolutivo. Eso sí, no hay que olvidarse que el de la batuta de orquesta tiene que estar presente siempre…

La evolución de los grupos participantes en las reuniones consta de cuatro fases:
1. Formación: se define la relación entre los miembros.
2. Debate: se disiente y discute para llegar a una conclusión con la que estén de acuerdo los miembros.
3. Normalizar: se presiona para conseguir unas premisas comunes.
4. Desempeño: comenzar a trabajar.

A lo largo de la reunión, el de la batuta tiene la obligación de promover la intervención de todos los miembros del grupo. Para ello, puede formular preguntas para conocer la posición y opinión de cada uno de ellos. De hecho, todos deben ser escuchados por igual, presentando todo tipo de ideas pero siempre manteniendo una conversación tranquila y sin tomarselo como algo personal.

El cierre de las reuniones es tan importante como el comienzo. Los asistentes tienen que salir de la sala sabiendo claramente cuáles son las conclusiones a las que se ha llegado y las acciones que se han de realizar.

Y todo esto conforma así una reunión operativa de la que seguro obtendremos un alto retorno de la inversión realizada en tiempo y recursos.

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