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El dilema empresarial de dar el salto a la oficina 2.0 o seguir con la tradicional

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Su empresa se plantea seguir con su oficina tradicional o dar el salto, además, a una oficina 2.0 que utilice y se beneficie de la gran cantidad de herramientas online que existen en la actualidad, muchas de ellas pensadas especialmente para pymes o grandes empresas.

¿No se ve capaz? Cualquier negocio, desde una tienda de chucherías hasta un concesionario de coches, pasando por una asesoría, puede utilizar herramientas de oficina 2.0 para mejorar su rendimiento y optimizar tiempo y dinero.
Existen gremios profesionales que, por sus características especiales, hacen que esta migración a la oficina virtual sea mucho más necesaria, véase, redacciones periodísticas con corresponsales repartidos por el mundo, multinacionales, etc. Hasta hace no tanto, el teléfono, el correo electrónico o los encuentros físicos eran las herramientas que les permitían comunicarse o con sus clientes o entre los propios trabajadores, pero ahora pueden realizar conferencias online, multillamadas, vídeollamadas, chat, calendarios compartidos, compartir archivos muy pesados en cuestión de clicks y trabajar sobre ellos a la vez, ahorrar desplazamientos, organizar eventos o trabajo colaborativo, crear un mismo producto en la distancia. Google Apps es el paradigma de esta tendencia: http://www.google.com/apps/intl/es/business/index.html ) Para pequeñas empresas por cuatro euros al mes ofrece Gmail personalizado, Google Docs, Google Calendar y apoyo técnico. No obstante, tanto Gmail, como Google Docs o Google Calendar tienen grandes prestaciones también en su versión de usuario y totalmente gratuita, por ejemplo, para autónomos o empresas de pequeño tamaño que no precisen de más capacidad de correo ni más megas de archivo documental.
Google Apps presenta otros paquetes para empresas de mayor tamaño que son una auténtica oficina 2.0, con la ventaja de que todo lo que allí se programa, edita o planifica queda registrado y con acceso para todos los trabajadores autorizados desde múltiples plataformas. Poder trabajar desde casa, mientras se viaja o mientras se está en la otra punta del mundo con un cliente es una característica indiscutible de la oficina 2.0 frente a la tradicional.

La filosofía de la ofimática online es igualmente aperturista. Decenas de programas y aplicaciones están pensados para compartir, consultar, realizar tareas a varias manos, minimizar el tiempo de trabajo y maximizar la productividad… Agrega un conjunto de herramientas y posibilidades de acceso a la información, de etiquetado, archivado, clasificación… Permite opinar, difundir, viralizar… y un conjunto de tareas que no proporciona la ofimática convencional.
Las aplicaciones que hoy conocemos seguirán mejorando y ampliando sus posibilidades en los próximos años, haciendo aún más evidente su ventaja competitiva con respecto a la ofimática tradicional. No obstante, sigue faltando cierta cultura 2.0 para que las empresas acaben apostando definitivamente por la ofimática online en detrimento de la convencional o como suplemento para ésta. A continuación cotejo ventajas y desventajas de ambas formas de trabajar

Ofimática convencional Ofimática en línea
Es más cara, hay que comprar el software Puede ser totalmente gratuita
Es inmóvil, sólo se puede trabajar desde el dispositivo en el que se tiene el documento y desplazar con pinchos o similares Es móvil, los documentos, presentaciones, hojas de cálculo, pueden consultarse y editarse en cualquier lugar con acceso a Internet
No permite el trabajo colaborativo de manera sencilla Permite el trabajo colaborativo de forma sencilla y cada vez más segura
No permite compartir los contenidos directamente El documento que se crea puede compartirse fácilmente en redes sociales, compartirse con otros editores, embeberse en un blog o una web
Almacenamiento limitado, en función de la capacidad del dispositivo en el que se guarden los documentos, cds, dvds, memorias externas… Almacenamiento fácilmente ampliable, cada vez más seguro y ubicuo.
No dependemos de Internet, aunque también podemos sufrir los fallos de los propios dispositivos en los que estamos trabajando Estamos a la merced de la inestabilidad de los enlaces, problemas en los navegadores y disponibilidad del servidor en donde está alojada nuestra información
No está sincronizada y tampoco puede compartirse a no ser que se haga dentro de una red local o con pinchos… Es síncrona y multidireccional.
No favorece la participación porque no provee de herramientas participativas Está pensada para compartir, difundir, visibilizar, viralizar, etc. todo tipo de archivos (vídeos, Youtube, por ejemplo; fotos, Flickr; presentaciones, Slideshare; documentos, Scribd… y un largo etc.)
La información se limita a los contenidos que tiene el propio ordenador Proporciona un espacio rico de acceso a al información de Internet, ideal para investigar, buscar, completar, etc. Buscadores, wikipedia, Google Academics, directorios… al alcance de un click
No favorece el aprendizaje autónomo porque proporciona un entorno cerrado Favorece el aprendizaje autónomo al ser más rico en fuentes informativas (véase como ejemplo el e-learning)
La productividad no es tan alta como la que pueda proporcionar la ofimática online, que es mucho más rica en opciones Aumenta la productividad al ahorrar pasos y tiempo y al permitir fácilmente archivar, compartir, clasificar, etiquetar…
Generan más confianza Generan cierta desconfianza e inseguridad. Se cree que se va a perder la privacidad de los documentos o que se puede compartir por error con quien no se quiere
No requiere de competencias digitales extra. Requiere de más competencias que la ofimática convencional
Su uso es más conocido, Word, Excel, Powerpoint… se conocen más que Google Docs, Zoho, Prezi, etc. Son menos conocidas para el público en general
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