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Buen momento para optimizar la gestión documental

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No resulta algo novedoso afirmar que la gestión documental en las empresas constituye actualmente una labor compleja que requiere una planificación exhaustiva. La multiplicación de documentos, la necesidad de gestionar cantidades ingentes de información y documentación manteniéndola almacenada pero disponible, y la exigencia de cumplir con requisitos legales como la Ley de Protección de Datos, hace del proceso documental un elemento fundamental en la empresa, como un óptimo engranaje posibilita el funcionamiento de una maquinaria precisa.

Imagen de Rascacielos en MadridSon cada vez más las empresas que se están dando cuenta de que, si bien una meticulosa organización del flujo documental no influye directamente en la cuenta de resultados, no es menos cierto que descuidar este aspecto organizativo entorpece (e incluso puede hacer inviable) el crecimiento de una empresa, por pequeña que sea.

El mercado de la empresa dedicada a la externalización de servicios de gestión documental está defendiéndose de la crisis y capeando el temporal gracias, principalmente, a que esa externalización de servicios constituye una práctica habitual que ahora más que nunca abarata costes y mejora los procesos documentales, que por otra parte, con la llegada de las nuevas tecnologías se han vuelto más complejos añadiendo procesos de digitalización y eliminación de documentos que antes eran innecesarios.

Javier G. Jorrín señalaba hace unos meses en el periódico Cinco Días que el principal motivo por el que las empresas habían apostado por la externalización de servicios documentales se encontraba en que, con los ingresos cayendo al ritmo en que lo habían hecho esos meses pasados, constituía una acertada estrategia tratar de reducir gastos no productivos como los de la gestión documental. Sin embargo, me atrevería a decir que las empresas no solo han visto la posibilidad de reducir costes, sino que han sido atraídas por la oportunidad de organizar y mejorar su gestión interna que, aun no siendo un elemento propiamente productivo, sí influye en la gestión de tiempo y de espacio de la empresa y por tanto, también interviene, aunque sea de manera secundaria, en la producción de la misma.

El verdadero reto consistiría en poner en valor la gestión documental en las pymes, pues una organización documental inadecuada en una pequeña empresa quizá no haya sido tan determinante hasta ahora como en las grandes compañías, pero a la larga, constituirá un importante freno en la mejora de su gestión y afectará de manera muy negativa a su competitividad.

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