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Comunicación efectiva

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Campaña para una comunicación interna efectiva

Este artículo y los siguientes se referirán a cómo mejorar la  productividad a través de la mejora de la comunicación interna. ¿Es posible? Claro que sí. ¿Cómo? Apostando por programas  y  planes estratégicos de comunicación interna.

Este post es una reflexión sobre la correcta gestión de las reuniones.

Problemática de la empresa española: la jornada poco productiva

Según las conclusiones de la primera reunión de RRHH que ha organizado la Federación Empresarial Metalúrgica Valenciana  (Femeval), la jornada laboral en España es improductiva en un 55% y solo el 45% se dedica a tareas realmente rentables. 
 El 45% del tiempo es productivo; frente a un 35% que se destina a tareas necesarias, pero que no aportan rentabilidad; y el 20% restante no productivo en el que se produce una pérdida neta de tiempo, recursos y dinero.
 
Los expertos reunidos han incidido en la importancia de la formación de los Recursos Humanos tanto en crisis como en momentos de desarrollo y, en este sentido, los indicadores apuntan a un aumento de la demanda de trabajadores cualificados en los próximos años para empleos de nivel de estudios alto. Las tendencias pasan también por un cambio de las preferencias de los trabajadores que optan por más tiempo libre en detrimento de salario, lo que facilitara la contratación a tiempo parcial. 
Según esta noticia los españoles tenemos el reto de mejorar nuestra productividad, tema clave según la reforma laboral para salir de la crisis. Las conclusiones de esta reunión de expertos nos hacen meditar acerca de la importancia de ser eficaces y eficientes en toda la organización. Empecemos entonces, hablando de reuniones. 

Las reuniones eficaces

 Reuniones y Dirección participativa 
 
La cultura empresarial en España sigue cambiando con una clara tendencia a la gestión participativa y a una cultura de comunicación orientada a resultados. Esto ha provocado la creación de distintos equipos de trabajo, muchos de los cuales son equipos de alto rendimiento. 
 
Las Reuniones: un canal de comunicación 
 
Las  reuniones son un canal de comunicación oral directo “face to face” . Se puede decir que son procesos de comunicación que  hoy se apoyan de internet y en las nuevas tecnologías. Gracias a las nuevas tecnologías este canal de comunicación se puede optimizar  utilizando skype, share point, wikis, blogs, etc. Pero antes de continuar meditemos acerca de lo que es una reunión.
 
Desde la definición seleccionada se entiende por reunión: 

La agrupación de varias personas en un momento y espacio dados voluntaria o accidentalmente.La reunión de diferentes individuos en un lugar y momento específico puede llevarse a cabo de manera planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también puede darse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos

Tareas como informar, explicar, aconsejar, dar ideas , pedir opiniones, formar, se gestionan principalmente en reuniones. Toda empresa es un escenario y flujo de comunicaciones, quiza por eso se convocan a menudo reuniones.

La reunión mal gestionada

Si hablamos de productividad en el trabajo, las reuniones de cualquier tipo son las causantes del mayor despilfarro.  Una reunión mal gestionada puede convertirse en gran quebradero de cabeza, en una fuente de conflictos, en una pérdida de dinero, tiempo, esfuerzos y energía.
 
 
Las reuniones mal gestionadas se convocan sin agenda, sin una orden del día, sin objetivos. Con demasiada frecuencia, asisten pocas o muchas personas y en la mayoría de casos no se sabe liderar el grupo.
 
 
 
 
 
 
 
 
Algunos empleados asisten, están  de cuerpo presente pero ausentes de toda participación, asisten por asistir para ver qué cuentan. Lo peor son las reuniones convocadas al final de la jornada laboral cuando el personal ya no da más de sí,  reuniones que empiezan con retraso y terminan más tarde de lo previsto,  reuniones interminables y aburridas, acaparadas por pocos, sin un acta y seguimiento. Estos inconvenientes ya son una barrera que limitan de antemano la eficacia de la reunión. 
 
Otros empleados no asisten  a las reuniones alegando alguna excusa  y se quejan del exceso número de reuniones. En algunos casos a pesar de no haber querido acudir a ese evento aún comentan:” no comunican en toda regla los acuerdos”,” no nos preguntan”, “no nos informan”, “no sabemos los temas que iban a tratar”, “no nos piden la opinión”, “no tienen en cuenta nuestra experiencia”. 
 
 La reunión bien gestionada
 
Las reuniones pueden resultar de gran utilidad si se cumple el objetivo, si son fuente de decisiones, si los convocados participan, si se llega a acuerdos y si hay un seguimiento de la misma.
 
En lineas generales, las reuniones son un instrumento de comunicación, de intercambio de conocimientos, de sabiduría colectiva, de opiniones, percepciones, puntos de vista y enriquecimiento de ideas. Esta interacción entre personas permite obtener soluciones, resultados sólidos y acuerdos puntuales.
 
Unas reuniones bien lideradas y, por tanto, productivas, son generadoras de un buen clima de trabajo y de una alto profesionalismo
 
Para que una reunión funcione además de una buena organización  y del uso adecuado de las nuevas tecnologías,  Ángel Baguer Alcalá sugiere la necesidad de que

sea convocada con un objetivo claro, con una planificación y una organización logística requiere  del conocimiento y aplicación de diversas habilidades técnicas . El líder, moderador y  responsable deberá reunir ciertas habilidades como son: comunicación eficaz, presentaciones eficaces, motivación, capacidad de resolución de conflictos. 

Comunicación efectiva la importancia de reuniones eficaces
 
Por esta razón, desde el área de comunicación interna se puede lanzar una campaña que persiga unas reuniones eficaces basadas en una comunicación efectiva.
 
¿Por qué es necesario iniciar una campaña de reuniones eficaces? La importancia de esta campaña radica en que  todos no nacemos con la habilidad de comunicación, ni todos tenemos conocimientos acerca de técnicas y gestión de reuniones.
 
Si su empresa pretende crear una cultura de comunicación eficaz basada en la fluidez de sus comunicaciones que haga posible un entorno de trabajo ágil y participativo,  es necesario aprender y poner en práctica las técnicas y la metodología para gestionar reuniones. ¿Usted qué cree?
 
 
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2 comentarios

  1. Carlos dice:

    Ciertamente, es como se describe se pierde demasiado tiempo productivo en asistir a reuniones que muchas veces ni resuelven, ni siguen asuntos. Así nos va.

    • Lelia Zapata dice:

      El reto es conseguir reuniones que sean un canal de comunicación y a través de éstas que se resuelvan temas. Una reunión productiva es fruto de un trabajo en equipo, exige una planificación previa y un seguimiento de los temas pendientes por resolver. Gracias Carlos por tu comentario.

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