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Comunicaciones efectivas

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Pilares para la gestión óptima de la comunicación interna 

“ Todo cuanto hace una empresa, voluntaria o involuntariamente, es comunicación. Es decir que para una empresa, la comunicación no es una actividad opcional. La empresa comunica sí o sí, lo sepa o no, lo quiera o no, consciente o inconscientemente…”. Daniel Scheisohn

¿Cómo optimizar la gestión de las comunicaciones internas para ser más productivos?

Resolver la sobredosis informativa

La empresa hoy digital,  ha de tener en cuenta que las nuevas tecnologías de la mano de internet y de las redes sociales ponen diariamente a nuestra disposición un caudal abundante de datos, conocimientos e información. Información, útil e interesante, pero también de poca calidad. De ahí, la importancia de ser selectivos en la gestión de la información.

Delegar el trabajo a un especialista

¿A quién delegar este trabajo?  A la persona formada para informar y comunicar.

¿Qué hará este profesional? Seleccionar, archivar, organizar y difundir la información urgente y útil que  encuentre en diferentes formatos: digital, papel y video.

Este profesional de la comunicación, además deberá poner en marcha un plan de comunicación cubriendo prioridades y necesidades informativas, diseñando mensajes útiles, sencillos, breves, claros y oportunos, según el público objetivo al que se dirija.

Su rol será de facilitador, sumando conocimiento, escuchando ideas, aportes y prestando  apoyo a los líderes.

Objetivos coherentes con la estrategia empresarial

Los objetivos básicos del área  de comunicaciòn interna deben estar alineados con los objetivos del negocio. De esta forma tendremos la garantía de trabajar en comunicación con un plan coherente que de respuesta y apoyo a la estrategia del negocio.

La gestión de la comunicación interna eficaz implica el desarrollo de varias funciones, que se concretan según las necesidades de cada empresa. Uno de sus objetivos es informar con rapidez y contribuir al conocimiento compartido provocando un feedback de todo aquello que es de interés para el proyecto empresarial, involucrando a toda la  plantilla en la misión y objetivos del negocio.

¿Y cómo se consigue este objetivo? trabajando con un plan estratégico de comunicación.

Partir de un diagnóstico

El diagnóstico, la radiografía de la organización, es la primera tarea necesaria; responsabilidad que implica realizar un estudio de clima interno.
El conocimiento de esta realidad nos permitirá comprender el entorno de cambio , así como plantear y responder a las siguientes preguntas:¿Cuál es mi proyecto empresarial? ¿Conocen la misión, los valores, los viven? ¿Cómo es nuestra cultura? ¿En qué necesitamos cambiar? ¿Cuáles son nuestras ventajas competitivas? ¿Cómo estamos gestionando la crisis? ¿Qué más podemos hacer?, entre otras interrogantes.

Realizar un trabajo coordinado

Cuando se gestionan las comunicaciones con un plan enfocado a los objetivos del negocio, se trabaja con una política de comunicación, en coordinación con otras áreas: marketing, comunicación externa y recursos humanos, unidades de las que se apoya y con las que realiza un trabajo coordinado.
Hay que comunicar con un plan, pero también es necesario ser flexibles para ir solucionando  barreras y otras dificultades que surjan.

Adaptar los mensajes a las audiencias y al canal

Ninguna empresa puede permitirse que los medios de comunicación e internet sean sus fuentes de información y que la rumorología intoxique su clima interno. De ahí, la importancia de hacer oficiales unos cuantos canales de comunicación, los mismos que se deben implantar según las características y dinámica interna de cada entidad.

Cada uno de los canales tendrá un fin, así por ejemplo, el portal del empleado, debería ser un medio ágil, atractivo, con noticias actuales, renovado continuamente que permita la interactividad.

Aprovechar las herramientas gratuitas 2.0

Los avances en la tecnología web y móvil y la aceptación de las redes sociales por parte de muchas empresas, están modificando la forma de llegar a los colaboradores.

Estas nuevas herramientas que forman parte de la cultura digital aportan dinamismo, favorecen la aportación de ideas y el trabajo colaborativo, entre otras ventajas. Sin embargo, su implantación para que sea eficaz require,  de la implicación de la Alta Dirección, del diseño de un manual de protocolo acerca de su uso, y de organizar programas de formación, para el correcto uso de estas nuevas herramientas.

Conseguir  la implicación de los líderes

Los líderes tienen un rol clave

El responsable de comunicación asesora  a estos líderes para que sus mensajes generen confianza y credibilidad y así, comuniquen mejor.

En la mayoría de situaciones, estos líderes ejercen el rol de informadores directos de la marcha de la entidad,  son portavoces oficiales de todo tipo de novedades, como por ejemplo:  logros de los objetivos del área,  dificultades,  recursos disponibles,  esfuerzos necesarios, etc. El líder, además de cuidar el reconocimiento de su personal debe evitar las carencias informativas , consiguiendo que todos sepan hacer su trabajo y lo que se espera de cada uno de ellos. 

Crear una red de colaboradores internos

La gestión optima de la comunicación interna, depende en gran medida, de la implicación de toda la plantila, incluida la Alta Dirección.

Para movilizar a la plantilla y facilitar el flujo de comunicaciones es conveniente crear una red de colaboradores internos, es decir, colaboradores con diferentes niveles de responsabilidad, con ciertas habilidades para la relación y la comunicación, que  faciliten el trabajo colaborativo y la difusión de determinados mensajes.

Evaluar todo el plan

Se trata de medir los procesos de comunicacion  a fin de valorar el impacto,  así como identificar: aciertos, fortalezas, fallos y debilidades.

Esta evaluación se puede realizar a través de una auditoría de comunicación,

Con todas estas iniciativas, es posible construir una organización digital,  adaptada a los nuevos tiempos, enfocada hacia sus metas, ágil, productiva y competitiva.

¡Este es el reto! ¿Se anima a conseguirlo?

Acerca de Lelia Zapata

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8 comentarios

  1. Lo que comentas sobre el uso de herramientas gratuitas 2.0 es muy importante, ya que actualmente estas son muy buenas y fáciles de usar, de modo que casi cualquiera tiene acceso a ellas (aunque, claro, lo más lógico serían contratas a alguien que supiera usarlas, pero estamos como estamos). Aquí por ejemplo se habla de herramientas que son gratis y que ayudan con el tema del SEO (que está tan de moda ahora) y con las palabras clave http://www.websa100.com/blog/2012/09/23/seis-herramientas-gratuitas-para-elegir-palabras-clave/

    • Lelia Zapata dice:

      Gracias Alicia por el enlace que aportas, muy útil. Como bien dices, por razones de costos resulta necesario aprovechar todas las ventajas que nos ofrece las nuevas tecnologías. Sin embargo, a veces es conveniente invertir en el trabajo del especialista para mejorar y obtener mayores beneficios.

      Lamentablemente, la inversión en comunicación interna es una tarea aplazada ya que supone gestionar intangibles (cultura empresarial, marca, imagen, reputación interna, creatividad, innovación calidad de servicio ). Pero, no debemos olvidar que la gestión de estos intangibles son la clave para crear ventajas competitivas. La eficiencia productiva y competitiva de una empresa se consigue desde los intangibles.

      ¡Saludos!

  2. sylvia banda dice:

    Una organización digital y auditoria de comunicación..son temas interesante.

    • Lelia Zapata dice:

      Así es Sylvia, son temas muy interesantes, añadiría necesarios para cualquier organización.

      Construir una organización digital lleva tiempo. Una empresa que tenga presencia en alguna red social,no significa que esa empresa tenga una cultura digital. La cultura se construye con el tiempo, con políticas y acciones digitales. Las empresas, hoy necesitan implantar una cultura digital ¿cómo empezar? con formación, con un plan digital. Google, en un estudio de investigación ha dicho que las empresas que apuesten por la cultura digital “crecerán más; serán más rápidas y competitivas.

      Un auditoría de comunicación es también, una necesidad porque en la comunicación hay intentar ser eficaces y eficientes. La auditoría revisa y estudia la cultura de la empresa, los canales de comunicación y su problemática . Propone medidas para hacer correcciones y conseguir una comunicación más óptima con los canales actuales. Además, aporta recomendaciones para mejorar su calidad y efectividad.

      Muchas gracias, Silvia, por tu participación.

  3. Veronica Fox dice:

    Excelente artículo!

  4. Gabriel P. dice:

    Gracias, muy interesante sobre todo el tema de auditoria de comunicación. Cuando escribas algo al respecto lo leeré con mucho interes.

Deja un comentario... y gracias!!

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