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El estudio de clima organizacional (3)

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Las personas, los equipos, los líderes son el motor de todo cambio, la  clave de la productividad. De cómo trabaje la gente, de la coordinación de esfuerzos y colaboración, de las metas que consigan, de la adecuada comunicación que consigan depende la competitividad de su empresa. La clave son las personas, por tanto cuanto mejor las conozca tanto mejor le irá a  su empresa.

En esta era digital, donde prima el conocimiento, la rentabilidad, los beneficios llegarán si el personal trabaja motivado, se siente reconocido y se siente identificado y parte de la empresa, es fan, tiene engagement.

En este post hablo de  las 15 claves que son determinantes en el estudio de clima interno

LAS 15 CLAVES PARA ACERTAR EN EL ESTUDIO DE CLIMA INTERNO

Clave 1: implicar a la Dirección

No basta que el departamento de RRHH o la Dirección den el visto bueno al estudio de clima, la dirección debe apoyar la campaña informativa y además comprometerse a implantar acciones para mejorar los aspectos negativos. La Alta Dirección debe implicarse, debe estar dispuesta a implantar nuevas políticas y a facilitar los medios necesarios para corregir las deficiencias encontradas.

Clave 2: el equipo responsable del proyecto

Elegir entre el personal de la empresa un equipo colaborador del estudio.

Según el tipo de estudio y el número de personas a las que se vaya aplicar la encuesta debe elegirse, al menos, un responsable del proyecto, un secretario y una persona responsable del plan de comunicación.  Este equipo tendrá como misión discutir los temas centrales que se van a preguntar y decidir el contenido de la encuesta.

Clave 3: establecer un método de trabajo

Acuerdo en el método de trabajo . En esta fase se acuerdan las pautas generales del estudio: problemática, selección de muestras, a quién entrevistar, tipo de reuniones que se harán, su duración, temas y problemas a tratar,la documentación corporativa e información de la empresa que se consultará, análisis de incidentes críticos y otros recursos que se utilizarán. Asimismo, se definirá la campaña de promoción.

Clave 4: realizar un sondeo, un estudio cualitativo

El estudio cualitativo. Se refiere al estudio previo acerca de la problemática que se investigará. Se trata de sondear a través de focus group y entrevistas de profundidad a líderes y grupos de opinión con la finalidad de definir los items del cuestionario.

Un buen estudio pre-diagnóstico es uno de los requisitos para acertar con la encuesta. Son muy importantes las primeras reuniones con los diferentes jefes de área. Ellos son los que mejor conocen los conflictos, preocupaciones e intereses del personal. Debe establecerse una agenda básica a seguir, por ejemplo: problemas diarios, actitudes y comportamiento, etc.

Después del estudio cualitativo se definen los objetivos.

Clave 5: Definir los objetivos del estudio

Formular los objetivos de forma concreta. ¿Para qué y qué asuntos vamos a investigar? Desde un principio debe quedar claro el compromiso de dar solución a la problemática que se detecte. Los objetivos pueden ser: medir el grado de pertenencia, medir el nivel de satisfacción, mejorar la comunicación interna, optimizar los procesos productivos,etc.

Clave 6: Crear una campaña de comunicación

La campaña de  comunicación.  Al personal se le debe informar antes, durante y después del lanzamiento del estudio.

En esta campaña se suelen utilizar vídeos, cartas del Director General -adjuntando el cuestionario, encuestas de años pasados en caso de haberse realizado, las mejoras implantadas, etc. – noticias en el boletín interno, post en el blog corporativo, banner en la intranet, etc.

Es imprescindible realizar una campaña informativa y de motivación. Los jefes de área deben apoyar y animar a sus respectivos equipos para que participen en el estudio, recordándoles el valor de sus respuestas.

Clave 7 Claridad y sencillez

La claridad y sencillez de las preguntas formuladas. Las preguntas del cuestionario deben estar redactadas de forma concreta y breve.

Clave 8 testar la encuesta

Las pruebas. Se han debido hacer las respectivas pruebas para testar la claridad.

Clave 9 los detalles

Cuidar los detalles. Haber precisado los detalles de su lanzamiento, por ejemplo: el tipo de cuestionario  que se lanzará, escala métrica, ítems finales, comentarios abiertos, será online, cómo se contestará, desde dónde, etc.

Clave 10 La garantía de confidencialidad

La confidencialidad de la encuesta.Todo el personal que participa debe tener la total tranquilidad de que la encuesta es anónima. El método empleado debe darles la seguridad de la confidencialidad.

No es ningún secreto que, a través de correo electrónico, se puede conocer quien remite el cuestionario. Asimismo, si se contesta por la intranet, es posible  conocer el usuario que se ha conectado y ha contestado.  

Clave 11 la oportunidad

El momento adecuado de realizar la encuesta. Se debe cuidar de forma especial la elección del momento en que se realizará la encuesta, es decir, la fecha. Aunque como en todo, cualquier fecha puede tener desventajas.

La experiencia demuestra que nunca debe aplicarse una encuesta en las siguientes situaciones:

1.    Durante un periodo inmediato de  grandes cambios

2.    Durante un periodo de negociación y revisión salarial

3.    Durante la realización de las entrevistas de evaluación de desempeño

Clave 12 la difusión rápida

La publicación de los resultados de la encuesta en breve plazo. Es necesario que el personal conozca los resultados del estudio. Este aspecto debe comunicarse antes de lanzar la encuesta. Se intentará informar inmediatamente una vez se conozcan los resultados. No es conveniente informar pasado un mes desde la fecha en que se realizó la encuesta.

Todo  el personal de la empresa debe tener acceso a los resultados generales del estudio. También es conveniente informar a sindicatos y a representantes de los trabajadores.

Clave 13 las soluciones adecuadas

La solución ante la problemática detectada. La Dirección, el responsable del proyecto y el equipo promotor deben acordar ser transparentes con los resultados, sin importarles los comentarios.

Si de lo que se trata es de fomentar la credibilidad y confianza, así como prevenir males mayores y dar solución a los problemas actuales, la Dirección debe estar preparada para  asumir los resultados por muy negativos que estos sean y de reconocer lo que se está haciendo mal.

Clave 14 Las medidas de corrección

El diseño del informe y del plan de acción. Es de gran importancia realizar un informe con unas conclusiones y recomendaciones adecuadas y viables.  Las propuestas deben aportar ideas  para mejorar el sentido de pertenencia, el engagement y, como consecuencia, mejorar la productividad.

Hacer un estudio de clima no es tan sencillo ni simple como parece, requiere de un método de trabajo y de unos conocimientos. Pero sobre todo exige  humildad y una apertura al cambio para revisar políticas, cultura empresarial y procesos de trabajo

No se trata de hacer una encuesta por conocer unos datos ni de acertar en los temas que se investigarán. Hay que interpretar resultados y hacer  recomendaciones  para después  diseñar un plan de comunicación con acciones a corto, mediano y largo plazo, con un calendario de acción y unos medios de evaluación.  Hay que elaborar por lo menos dos tipos de informes: uno detallado y otro ejecutivo

Clave 15 el apoyo de los líderes

Las reuniones con los redes de área. El informe debe ser presentado a los jefes de área en una reunión conjunta recibiendo feedback e intercambio de opiniones. Si la entidad no dispone del conocimiento ni de los recursos humanos necesarios para asumir todas las fases del proceso, es mejor que encargue el trabajo a una agencia externa o a una consultoría.

Un clima negativo bloquea sus objetivos, es sinónimo de poca productividad de conflictos  y una amenaza para la reputación y marca de la empresa. ¿Desde cuándo no realiza un estudio de clima interno?

Si quiere tener una radiografía de su empresa, invierta en quienes lo merecen: “las personas”

 

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